Här sitter vi nu, på ett sätt i samma båt, som heter något i stil med ”Leva det vanliga livet under ovanliga och osäkra förhållanden”. Och samtidigt är varje båt förstås helt unik precis som vanligt, fast för många av oss lite svajigare.
Om kommunikation och samarbete i kristider finns mycket att säga, och det på olika nivåer: samhälle, organisation, grupp och individ. Här är några av mina tankar just nu om den där mittennivån, organisationer och grupper, med tre olika lite lagom motsägelsefulla ingångar:
● att tänka snabbt och tänka långsamt
● att ta ansvar och ta hjälp
● att skapa ordning i kommunikationskaos
Tänka snabbt och tänka långsamt
Oväntade och kritiska lägen kan kräva snabbt och resolut agerande, det vet vi allihop. Vi kan till exempel behöva kommunicera innan vi egentligen vet så mycket alls, och – hellre än att vänta in klarare besked – våga kommunicera just det: ”Vi har förstått att något ovanligt är i görningen, vi vet inte mycket just nu men tar det på allvar och återkommer när vi vet mer.” eller ännu hellre ”…återkommer imorgon kl. 15:00 med vad vi vet då.”
Det där till synes tomma budskapet innehåller en hel del information: någon har ögonen på vad som händer, resurser sätts på att undersöka det och det finns en plan, om än bara fram till kl. 15:00 imorgon.
Apropå planer: krislägen visar tydligt på skillnaden mellan plan och verklighet. Och bara för att det är svårare än vanligt att planera i ett krisläge blir det inte mindre viktigt, tvärtom! Här kommer ”tänka långsamt” in, eller åtminstone att tänka i ett längre tidsperspektiv. Är det någon gång vi behöver hålla huvudet kallt så är det när det kör ihop sig!
Ordet omfallsplanering fick jag lära mig när jag jobbade med stabsarbete och krisberedskap inom Polisen. Det betyder att planera för flera olika tänkbara händelseutvecklingar istället för att fokusera på ett enda scenario. Lite kontraintuitivt det där, att lägga mer krut på planering när vi ändå inte vet alls hur det blir. Men det är just därför som god krishantering innehåller massor av framtidstänk, och inte minst en tydlig struktur som svar på frågan: När stannar vi upp härnäst och lyfter blicken framåt? Vid ett tiominutersmöte om dagen, en halvtimme i veckan eller kanske glesare om det är ett mer utdraget förlopp?
Ta ansvar och ta hjälp
Vi kan ta ansvar på så många olika sätt. Genom att skapa så mycket trygghet som det är möjligt, genom att förmedla att vi visserligen inte vet vart det här bär, men att vi finns där ändå. Genom att erkänna och normalisera oro, rädsla och andra känslor – de är helt rimliga i osäkra lägen – och samtidigt hjälpas åt att inte låta sig dras med av dem.
Att växeldra är ytterligare ett sätt att ta ansvar. Är du en nyckelperson, se till att du får den vila och återhämtning som du behöver. Är du det inte (än), kliv fram och tala om vad du tror att du kan bidra med. Behöver du och ditt sammanhang något: tala om det, så ger du i alla fall omgivningen chansen att hjälpa till.
Du som leder och organiserar kan kombinera tankarna om att växeldra och att tänka långsiktigt genom att inte sätta alla de mest etablerade och erfarna krafterna i arbete från början, om du har den minsta misstanke om att det kritiska läget kan hålla i sig över tid. Det här kan vara tillfället att låta nya krafter pröva sina vingar, så länge det finns stöd längs vägen. Är det någon gång som vi människor kliver fram och växer med uppgiften är det när vi ser att vi verkligen behövs, och det gör vi ju i krissituationer.
Kommunikationssystem – ordning i kaos
Kommunikationssystem är ett fyrkantigt ord för det vi gör hela tiden men oftast omedvetet: bedömer VAD vi ska kommunicera till VEM och HUR.
Ju mer medvetna vi är om vårt kommunikationssystem, d.v.s. om hur vi drar strecken mellan de olika kolumnerna i bilden ovanför (som är inspirerad av Nordisk kommunikation, numera Gullers Grupp), desto lättare blir det att anpassa kommunikationssystemet till nya förutsättningar, ungefär som de i bilden nedanför.
Det är en av de viktigaste delarna när en organisation ”går i stabsläge” som vi just nu hör om från olika håll: att organisationen tydligare klargör roller, beslutsvägar och inte minst hur, när och till vem kommunikationen om läget ska ske.
Att strukturera, anpassa och kommunicera(!) kommunikationsvägarna gör mycket för att skapa förutsägbarhet i en oförutsägbar värld. Förutom att det sparar mycket huvudbry, missförstånd och tid också till vardags.
* * *
Om du vill slipa extra på din krisberedskap har jag ett tips till: fundera på hur du skulle kunna tillämpa resonemangen du just har läst i relation till dig själv. När stannar du upp och ”tänker långsamt”? Hur kan du växeldra med goda krafter i din omgivning? Och var i ditt kommunikationssystem finns utrymmet för kontakt och omfallsplanering med dig själv?
Jag skickar varma tankar och hälsningar, och önskar dig och sammanhanget du finns i all lycka till under den närmaste tiden!
Sara