Dagens tema är utmanande samtal, de där samtalen som alla ledare och många andra möter, när du behöver komma med ett oönskat besked, ta upp något känsligt, sätta en gräns eller ställa en fråga vars svar du inte är säker på hur du eller ni ska hantera.
Min tes idag är att utmanande samtal är som träd, och nu har du ett tillfälle att undersöka om den bilden kan vara till nytta för dig.
Som du vet: bilder och modeller förenklar rejält och ersätter inte erfarenhet och nyfikenhet på verkligheten. Däremot kan de vara användbara hjälpmedel för hjärnan att hänga upp nya och gamla kunskaper i. Återstår att se hur den här modellen fungerar.
När jag senast utbildade en grupp på temat utmanande samtal sa en av deltagarna ungefär såhär efter vår scenarioövning med rollspel: ”När jag förbereder svåra samtal framöver ska jag försöka tänka på samtalet som ett träd där grenarna i trädet är de olika håll som samtalet kan utveckla sig åt. Jag kan inte förbereda allt men jag kan vara beredd på att trädet har flera grenar än den jag ser framför mig som den självklara.”
Så – vad mer finns att hämta i bilden av det utmanande samtalet som ett träd? Du kanske hittar helt andra ingångar, men här är mina:
Rötterna: När du ska upp i samtalsträdet och klättra är det så dags att börja tänka på hur rötterna ser ut. Har ni som ska samtala en förtroendefull relation sedan innan har ni goda förutsättningar att klara en del turer runt i trädet utan att riskera att falla alltför hårt. Är rötterna lite taniga är det bra att vara medveten om det, men att försöka snabbförstärka dem med komplimanger precis innan du ska ta upp något besvärligt är sällan en god idé.
Stammen skulle kunna stå för ditt förhållningssätt under samtalet. Kanske vill du ta med dig några ledord in i samtalet, att påminna dig om under tiden. Vilka ord skulle kunna passa dig? Konstruktiv anda? Tydlig och mänsklig?
Du kan ha en ingång och en önskan om samtalets stämning, men du kan inte bestämma över hur din samtalspartners ingång ser ut. Däremot kan du sätta gränser för beteenden och språkbruk som inte är okej för dig att ta emot.
Grenarna: Min kursdeltagares insikt i vår scenarioövning var att ett samtal kan ta vägen åt många håll medan vi som planerar dem ofta fastnar för en viss bild av hur det kommer att utveckla sig och förbereder oss utifrån den. Kanske är det en av de svåraste sidorna av det vi brukar kalla svåra samtal: att vi inte kan förutsäga eller styra hur de utvecklar sig? För även om vi ser ett antal grenar framför oss – samförstånd, sammanbrott, förnekelse, nya fakta – så kan vi inte i förväg skapa ett heltäckande flödesschema för alla tänkbara alternativ. Men vi kan ha breddat våra tankebanor lite i förväg så att vi blir mer kapabla att fånga upp och agera på det som faktiskt händer i samtalet.
När du varit ute och synat grenarna inför ditt samtal finns det tre tankar till som jag tycker kan höra hemma i trädmodellen:
Stegen: Står du inför ett samtal som du tror kan leda långt ut på tunna och svajiga grenar? Fundera på vad som kan vara din och er väg vidare om ni helt enkelt kör fast. Det kan vara något så enkelt som att ta fem minuters paus eller boka ett nytt möte. Ibland kan det behövas tid för att smälta skillnader i verklighetsbild eller låta känslor svalna.
Återvänd till stammen: Allt det här tänkandet på olika alternativ och scenarion kan göra att du känner dig mer förvirrad och osäker inför samtalet än du gjorde innan. Är det verkligen meningen? Ja, det kan det vara, om det leder till att du faktiskt känner dig bättre rustad när det väl är dags.
För att göra det kan det hjälpa att inte hänga kvar längst ute på grenarna där du klättrat omkring som förberedelse för ditt samtal, i värsta- och bästa-scenarion och allt däremellan.
Påminn dig istället om vad som är stammen för dig i samtalet du står inför. Hur var det nu igen du ville ta dig an samtalet? Tydlig, respektfull och lyssnande kanske? Om du kan rota dig där och samtidigt vara medveten om att du bara kan styra din del av processen – då har du goda förutsättningar att genomföra ett utmanande samtal på ditt bästa sätt.
Det här är inte det enda trädet i skogen. Varje samtal är en del av något större. Pröva att se det så redan i förväg. Ett samtal leder ofta till ett annat och du kommer att få fler chanser att bekanta dig med samtalsträdet, i den här processen, med den här personen eller i helt andra sammanhang.
* * *
Så vad säger du om trädet som modell för utmanande samtal, nu när vi har utforskat den en stund? Är den något för dig att ha med dig framöver? Hur skulle du vilja komplettera eller förändra den för att passa dig? Det vill jag gärna höra dina tankar om!
