Det här inlägget vänder sig särskilt till dig som använder kommunikation som arbetsverktyg i komplexa sammanhang, som till exempel:
• Du ingår i samverkan mellan flera aktörer som kommer till ert samarbete med olika perspektiv, befogenheter och samarbetskulturer.
• Du har i uppdrag att påverka till agerande och förändring utan att ha formella ledarbefogenheter.
• Du driver förebyggande och proaktivt arbete som lätt prioriteras ner bakom kortsiktiga eller akuta frågor.
Kanske har du rollen som projektledare, expert eller kvalificerad tjänsteperson med ett bredare samordningsansvar?
Expertkunskaper är ofta en förutsättning i arbetet, men inte tillräckligt för att driva komplexa processer med många intressenter. Det är bara att konstatera: i allt det vi vill åstadkomma tillsammans är det lätt hänt att tid, energi och förtroendekapital läcker ut i kommunikations- och samarbetsgliporna som alltid finns där, och som inte blir mindre när olika intressen, organisationskulturer och perspektiv möts och emellanåt krockar.
Tre tips
• Ta kommunikationen på allvar. Investera tid och energi i den så att den på bästa sätt kan stödja det som ni vill uppnå. Om projekt-/arbetsgruppen är hjärnan och andra kolleger och resurser är musklerna, se kommunikationen som nervsystemet. Om signalerna inte löper lätt där händer inte mycket, eller i alla fall sällan det vi vill ska hända!
• Planera kommunikationen, både i vardagen och när det är dags för konferensen, lanseringen, besluten eller vad som nu är synliga milstolpar i ert arbete. Välj och tydliggör kanalerna för det interna arbetet och använd dem konsekvent. Inför de där milstolparna: planera kommunikationen i god tid och börja med vad ni vill att kommunikationen ska uppnå snarare än vilka kanaler eller konkreta budskap ni vill använda
• Metakommunicera. Det vill säga: ta er tid att stanna upp och prata om hur kommunikationen fungerar. Har arbetsmötena struktur och ett tillåtande klimat? Hålls andra delar av organisationen(-erna) uppdaterade, också när allt tuffar på? Hur når ni ut till omvärlden? Uppföljning och utvärdering efteråt är silver, men avstämningar längs vägen, när förlopp fortfarande går att påverka, är guld.
* * *
Genom att ge frågorna om kommunikation och arbetsformer uppmärksamhet kan de där tid-, energi- och förtroendeläckagen ofta tätas till betydligt. Och så ibland behövs det stöd och inspiration utifrån. Därför – två sätt som Bygga samarbete kan hjälpa till:
Workshop: Kommunikation för kvalificerade tjänstepersoner
En halvdagsboost som dels påminner om grunderna för mellanmänsklig kommunikation i små och stora sammanhang, dels fyller på med aktuella rön och användbara verktyg. Innehåll och tyngdpunkt utgår från behoven hos gruppen som deltar.
Kan passa särskilt bra:
• som kompetensutveckling vid kickoffs eller medarbetardagar
• vid uppstart av nytt projekt eller samarbete
• när en samarbetskonstellation har förändrats eller behöver göra ett omtag.
Ett exempel
En underrättelseavdelning i en rättsvårdande myndighet, med avancerade kommunikationssystem på plats. Men som någon sa: Systemen i all ära, vi behöver påminna oss om att vi inte har lyckats förrän människorna i ändarna av kommunikationskedjan faktiskt tar till sig och gör verkstad av det som kommuniceras
Processhandledning
Tre eller flera tillfällen à 2–3 timmar. Genom handledningen får gruppen hjälp att skapa en gemensam nulägesbild, synliggöra framgångar och definiera utmaningar, och inte minst: tänka tillsammans om lösningar, nästa steg och lärdomar längs vägen.
Kan passa särskilt bra:
• i konstellationer av tajt och långvarigt samarbete där en blick utifrån kan ge nya insikter
• där riktlinjer och mandat är öppet hållna, en frihet som ställer krav på att skapa egna ramar
• när arbetsformer utvecklas längs vägen, i strävan att hitta nya sätt eller för att läget kräver det.
Ett exempel
En regional arbetsgrupp med samordningsansvar för jämlikhets- och rättighetsfrågor. Bland annat arbetade vi med frågor som: Vad innebär ett samordningsansvar? Hur för vi processer framåt utan att göra andra aktörer passiva? Hur når vi dem vi behöver nå – för informationsutbyte såväl som förståelse
Så, några tips och tankar senare: Vad tänker du när du läser det här? Kommentera gärna inlägget och berätta, eller hör av dig direkt till mig!
Och om du funderar på om det här är något du/ni kan ha nytta av: låt oss boka in ett samtal där vi pratar vidare!
Allt gott!
Sara