Häromveckan höll jag en workshop om e-posthantering och annan administration, om hur den kan bli mer effektiv och arbetsmiljövänlig.

Jag är varken någon Outlook-expert eller leverantör av Lösningen med stort L. Däremot kvalar effektiv och trivsam(!) administration definitivt in som en aspekt av min och Bygga samarbetes mission: att hjälpa organisationer, grupper och individer att nå och hålla längre genom att samarbeta och kommunicera bättre.

E-posthantering är dessutom ännu ett område där kunskap och verktyg kan vara nog så användbara, men där det första steget åt det håll man vill kan vara förunderligt svårt.

Är det något du känner igen? Då kan du ha glädje av att läsa vidare.

Nu tänkte jag nämligen bjuda på ett par av de åtta strategier om e-posthantering och administration som fanns med i workshopen – inte som påbud att följa utan som kunskapsinput och förslag att ta ställning till och kanske plocka in i sitt arbets- och tankesätt. Och varför inte använda Inkorgen och vår relation till den som exempel?

Välj något system

Nyligen fick jag tips om en metastudie* om ”time management”, alltså olika sätt att medvetet tänka och agera kring sitt sätt att göra saker.

Studien kunde inte belägga att man blev mer effektiv av att skapa eller följa en metodik för hur man arbetar. Däremot fann den tydliga positiva samband mellan ”time management behaviours” – alltså att strukturera, utveckla och uppmärksamma hur man jobbar – och upplevd kontroll över sin tid, jobbtillfredsställelse och hälsa, samtidigt som den upplevda stressen minskade. Kanske är de faktorerna lika viktiga eller viktigare än effektivitetsnivån i det arbetsliv vi har just nu?

Utgå från ditt eget

Men vilket system för att hantera min e-post ska jag välja då? Ja, varför inte börja med ditt eget? Om du skulle sammanfatta allt du gör (och inte gör) någorlunda regelbundet när det gäller exempelvis din mejl – där har du ditt system.

Det som händer mig när jag tar den ingången är att jag börjar ”metatänka” på vad jag gör, och lägga märke till både vad som fungerar och vad som inte fungerar, vad som skaver och vad som känns bra.

Exemplet Inkorgen

Så till vårt exempel: Inkorgen och mapparna (kanske en bra skräckfilmstitel för några av oss?)

Några olika strategier:

  • Ämnesorienterade mappar och en Inkorg som töms löpande

Känd för de flesta av oss som Strategin med stort S – det är väl så man ska jobba? Jo, det tycks passa många av oss. Vi rensar undan distraktioner, får överblick och samlar relaterade mejlkonversationer på ett och samma ställe.

  • Funktionsorienterade mappar i Inkorgen

Ett exempel på alla de system som går att hitta på Youtube under rubriker som ”How to master your mailbox”.

Just det här upplägget går ut på att ha tre undermappar i Inkorgen: Agera, Läs och Arkivera. I agera-mappen sorteras sedan mejlen i några olika kategorier, i det här exemplet Agera direkt, Agera, Invänta respons och Schemalagt (min översättning).

  • Finns i sjön-systemet

Att den här varianten faktiskt kan ses som ett system har jag varit helt blind för i typ tre decennier, trots att det har funnits mitt framför näsan på mig, närmare bestämt i min egen Inkorg.

När jag för något år sedan började tillämpa greppet att se på mitt eget arbetssätt som ett system fick jag syn på det och insåg dessutom att det passar mig.

Jag strävar inte efter en tom Inkorg, eller skapar ämnesmappar dit jag flyttar mina mejl (förutom för vissa, mycket lättavgränsade typer av mejl).

För mig är Inkorgen en sjö med ett tillflöde. Ur tillflödet fiskar jag upp och markerar det som är av intresse över tid. Emellanåt slänger jag också det äldsta för att det inte alldeles ska svämma över.

Det finns förstås nackdelar med Finns i sjön-systemet. Den stora fördelen för mig, kom jag på när jag stannade upp och tänkte efter, är att jag inte behöver ta ett mikrobeslut för varje inkommet mejl om vad jag ska göra med det: Slänga? Spara? I vilken mapp?

Jag lägger istället mitt beslutsfokus på de förhållandevis få mejl i mitt flöde som har bäring över längre tid. Sparar ner de viktigaste som PDF-filer i aktuell filmapp, flaggar dem jag vill fånga upp inom den närmaste veckan och markerar som olästa dem jag vill hantera innan dagen är slut. Och så använder jag sökfunktionen när jag behöver hitta igen något.

När jag tänkte vidare kom jag (med viss lättnad) på att det finns stöd utöver min egen upplevelse också för det här systemet. Från till exempel doktorn i risk- och beslutsanalys, Ari Riabacke, som i många sammanhang tar upp utmaningen i att vi med våra stenåldershjärnor förväntas fatta tusentals beslut om dagen i snabb takt, och varje beslut tar energi.

* * *

Tanken med att berätta om min Inkorg är inte att jag vill bli profet för Finns I Sjön™ som ny lära när det gäller e-posthantering (och den motviljan handlar inte bara om att systemet har en fullständigt osäljbar akronym).

För mig visar de olika Inkorgsexemplen på poängen med att vi breddar handlingsalternativen för oss själva och varandra, snarare än att försöka piska in oss alla i samma fålla.

I det kan vi ha god hjälp av forskning och kunskap om hur till exempel e-postsystem och hjärnor fungerar, men min erfarenhet är att vi inte kommer särskilt långt utan den åttonde av strategierna jag tog upp på min workshop:

När du vill utforska och kanske förändra ditt agerande och förhållningssätt på något område – gör vad du kan för att Stå på din egen sida!

Till exempel genom att lyssna på dig själv, undersöka varför du gör som du gör och vad du skulle behöva för att pröva att göra annorlunda.

Är du nyfiken på de andra sex strategierna så kommer de här i sin allra kortaste form – kanske blir det läge att utveckla dem i något sammanhang framöver.

Och jag är förstås nyfiken på hur du umgås med din Inkorg, och ännu mer: hur du umgås med dig själv under tiden!

Sara


*) Metastudien om time management-strategier heter ”A review of the time management literature”. Den är skriven av Brigitte J.C. Claessens med flera och publicerad i Personnel Review, Vol. 36 No. 2, 2007.
Tack, Yael Tågerud, Linnéuniversitetet, för tipset!

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.