Även om jag verkligen uppskattar sommar och semester så för augusti ofta med sig en förväntansfull känsla av skolstart. Det kan kännas riktigt kul att fylla i aktiviteter i kalendern och staga upp livet med lite mer rutiner. Påminn mig om det en sen eftermiddag i november och jag kan komma att stirra på dig med tom, klentrogen blick. Men just i augusti står struktur lite extra högt i kurs hos mig.
Struktur på arbetsplatser har annars lite dåligt rykte, som det nödvändiga, fyrkantiga, glädjedödande. Samtidigt säger vi ibland, nästan föraktfullt, att ”kultur äter struktur till frukost.” Hur ska vi ha det egentligen? Är strukturen en kvävande orubblig betongmur eller en svajande lättsprucken kuliss? Och vad ska vi ha den till? En massa bra saker enligt min erfarenhet – om vi bara kan hitta ett klokt förhållningssätt till fenomenet struktur:
● Att se den som kulturens och verksamhetens byggställning.
● Att som vi gör med en byggställning, anpassa den efter hur bygget utvecklas. Till exempel genom att inte låta den bli högre än det vi håller på att bygga.
● Att komma ihåg att om inte vi styr strukturen så styr den oss.
● Att hålla i huvudet att vi kan skapa strukturer kring en hel del av de där ”mjuka” frågorna, som vi ibland står lite villrådiga inför och kanske avfärdar med ”det sitter i väggarna”, ”folk är ju som dom är” eller ”det där informella får man ju aldrig fatt i”.
Några områden där det ofta finns effektivitet, skaparkraft och arbetsglädje att hämta i att tänka struktur:
Möten, förstås. Vem har inte suttit på ett möte där användbara idéer inte når upp till ytan för att alla inte kommer till tals? Och vem har inte lämnat ett möte där idéerna faktiskt kom upp bara för att senare inse att de skingrades lika snabbt, eftersom det inte fanns någon håv av struktur som fångade upp dem och deras inneboende energi? Där blir det tydligt hur struktur kan vara kreativitetens barnmorska snarare än bödel.
När vi ändå är där – sex hållpunkter för goda möten: ● Tydligt syfte, ● rätt urval av deltagare,● uttalad roll- och ansvarsfördelning, ● ett format som inkluderar och för samtalet framåt, ● former för utvärdering/avstämning under pågående möte, och inte minst: ● en samlande skördemetod med beredskap för nästa steg.
Modeller och teorier, exempelvis om kommunikation och samarbete – kan skapa överblickbara samband i våra stundom förvirrade (yrkes-)liv och ge oss gemensamma begrepp att jobba vidare med.
Styrda samtalsmetoder – att varva de vanliga spontana skjuta-från-höften-samtalen med, ger utrymme för alla och för avsteg från slentrianbeteenden.
Vältrimmade planeringsverktyg i vardagen – ger i alla fall mig känslan av att ha en omtänksam assistent som ser till både mitt och verksamhetens bästa.
Uttalade riktlinjer för hur kommunikationen förs på jobbet, som till exempel inga möten efter kl. 16 och inga onödiga jobbmejl eller -samtal mellan kl. 18-08 och på helger – kan göra verkstad av den stenhårda ”mjuka” frågan om hållbart arbetsliv.
När vi känner oss trängda och förminskade av strukturen vi lever i är det oftare hur den ser ut än att den finns som är problemet. Och, märkligt nog kan tyckas: ju mer uttalad och erkänd en struktur är, desto lättare kan det vara att ta upp den för omprövning, till skillnad från vanor, roller och former som ingen någonsin satt ord på eller kanske ens lagt märke till.
Om du tycker att din verksamhet kan ha nytta av att jobba vidare med er struktur för att skapa den kultur och verksamhet som ni vill ha, har jag ytterligare några tips:
● Inspireras av två olika poddavsnitt om relationen struktur–kultur, form–innehåll, hjärta–hjärna eller vad du väljer att kalla de där motpolerna som vi ibland gillar att dela upp tillvaron i.
Samtalet i podden Drömmen om Målajord fokuserar mer på individ och småföretagande medan avsnittet från podden Leva gott hämtar fler av sina exempel från större organisationer och ideell sektor. Var beredd på att jag dyker upp i båda!
● Gör som ett par av mina kunder efter denna turbulenta vår: Skapa ett strukturerat mötesforum där en utsatt arbetsgrupp eller medarbetare i nyckelfunktioner får tillfälle att återvinna fotfästet och träna sig i att utvinna guldkornen i sina erfarenheter, nu och framöver. Rigga det själv eller ta hjälp med form och facilitering!
Jag önskar dig en fin avslutning på sommaren och en lagom strukturerad start på hösten!
Allt gott!
Sara