September drar sig mot sitt slut och de flesta verksamheter är uppe ur startblocken. Kanske har de till och med nått höstens marschfart.
Själv utbildar och workshoppar jag för fullt. Just nu är jag lite nyförtjust i ett perspektiv på kommunikation som kan låta så snustorrt och samtidigt väcka så mycket ja-visst-ja- och aha-tankar när vi pratar om det, nämligen planerad kommunikation.
I grova drag kan våra (arbets-)liv delas in i två olika lägen, där planerad kommunikation har sin plats på lite olika sätt:
Å ena sidan har vi perioderna när vardagen mest bara tuffar på, om än ofta lite för fort och lite för välfyllt. Å andra sidan har vi tillfällena då vi står inför något mer eller mindre extraordinärt, en förändring, ett projekt eller kanske till och med en kris.
I båda fallen pratar vi i telefon, mejlar, sitter i digitala och fysiska möten – kort sagt: kommunicerar för att få det att hända som vi anser behövs. Så var kommer planeringen in?
När det ovanliga händer
Om vi börjar med det andra scenariot här ovanför, då när något särskilt händer eller är på gång. I bästa fall är det en situation som vi har möjlighet att i någon mån planera inför. Min bild är att insikten sprider sig alltmer om att även kommunikationen kring det som är på gång kan behöva planeras.
Ibland krävs bara en enkel avstämning så att kommunikationsaspekten inte glöms bort, andra gånger behövs en genomtänkt och skriftlig kommunikationsplan med allt från övergripande mål och budget (för kommunikationen) till handfasta aktiviteter med uppgifter om vad, vem, när.
Såhär kan en checklista för båda varianterna se ut:
En rubrik som jag själv brinner lite extra för är Framgångsfaktorer. Vad, i just den här situationen, är extra viktigt för att kommunikationen ska bli framgångsrik och hjälpa projektet/förändringen/krissituationen landa på bästa möjliga sätt?
Några exempel:
● En uthållig och långsiktig kommunikation – om det rör en långsiktig förändring.
● Verkliga och handfasta exempel och berättelser – om målgruppen/-erna upplever ämnet som abstrakt, oviktig eller rent av tråkig.
● Mer kunskap om en eller flera målgrupper – enligt principen först förstå, sedan göra sig förstådd – om vi inte vet så mycket om dem vi vill nå, eller misstänker att vi bär på fördomar som kan leda oss på villospår.
Kort sagt: att tänka lite kommunikation i förväg inför en förändring, ett projekt eller när en kris tornar upp sig – det kan vara en god investering!
I vardagslunken
Men i vardagen då – hur hör kommunikationsplanering hemma där?
I bästa fall är det ju där vi är oftast, i en relativt förutsägbar lunk, och alltså där vi lägger det mesta av vår tid. På att exempelvis leta efter information som vi vet att vi har sett någonstans – var det i Teams-chatten, på mejl, intranätet, chefens veckobrev, Slack-kanalen eller någon helt annan stans?
Eller samma sak fast omvänt, om vi har rollen som avsändare: att fundera på vilken/vilka av alla kanaler vi ska använda för det vi vill nå ut med.
Om vi lägger tid på de här funderingarna med jämna mellanrum så kan det finnas anledning att stanna upp, och kanske ta hjälp av begreppet kommunikationssystem för att komma vidare och slippa uppfinna samma hjul gång på gång
.
Här handlar det helt enkelt om att ge sig själv överblick över tre aspekter av sin kommunikation: Vem? Vad? Hur? Alltså, med vilka målgrupper vill jag kommunicera om vad, och vilka kanaler är då de lämpligaste?
Det som möjligen saknas på bilden är en heltäckande vattenstämpel med ordet ”Varför?” apropå att planera kommunikation utifrån vad man vill åstadkomma, något som förra blogginlägget handlade mycket om.
Enhetschefen som ritar upp sitt kommunikationssystem på bilden här ovanför kommer fram till att de akuta bemanningsfrågorna enklast löses via sms, precis som tidigare. Den löpande ekonomirapporteringen däremot kan bli en stående punkt i ett nyhetsbrev istället för att ta upp tid på arbetsplatsträffarna där utvecklingsfrågorna behöver få ta plats.
En genomgång som den här kan dels tydliggöra hur det fungerar redan nu, dels ge idéer om vilka förändringar som vore på sin plats. Och om enhetschefen i exemplet dessutom berättar om sitt kommunikationssystem för sina medarbetare, då kan även de spara en del tid som kan användas till viktigare saker än att leta information…
Ungefär så kan det gå till att tänka lite mer strukturerat kring vår kommunikation till vardag och fest – eller kris för den delen.
Önskar dig all lycka till med kommunicerandet så hörs vi snart igen!
Sara
PS. Här är tre tre tidigare blogginlägg som har koppling till just att planera kommunikation:
● Kommunicera: svårt eller lätt?
Nämndes ovan, om att laborera med kommunikationens alla parametrar
● Hur umgås du med din Inkorg?
En djupdykning i en av våra vanligaste (och kanske mest frustrerande) kommunikationskanaler: e-posten
● Samarbeta och kommunicera i osäkra tider
Från pandemitiden om när kommunikationssystemen behöver byggas om.